Archiviazione documentale

Dove si trovano i contenuti che fanno funzionare la vostra attività? Sono gestiti centralmente o sono sparsi in diversi PC, cartelle di posta in arrivo, penne USB, hard disk portatili e reti di condivisione? Il software fornisce tutti i servizi di gestione documentale fondamentali per consentire alle organizzazioni di catturare e gestire i file elettronici e di automatizzare i processi aziendali incentrati sui documenti. Dai processi di concessione di prestiti ai risarcimenti delle assicurazioni, passando per i documenti legali sensibili, la soluzione è un sistema di gestione documentale open source in grado di gestire qualunque tipo di contenuto essenziale per l'attività.

Controllo delle versioni

Quando più persone aggiornano e modificano i documenti, può essere difficile identificare la copia più recente. Il controllo completo delle versioni che contraddistingue la nostra soluzione di gestione documentale consente agli utenti di tenere traccia delle modifiche e di sapere chi le ha apportate e quando. Il SW fornisce supporto sia per gli aggiornamenti principali (da versione 1 a versione 2) sia per quelli secondari (da versione 1.1 a versione 1.2)

Anteprime online

I documenti possono essere visualizzati online senza la necessità di scaricarli e aprirli in un'altra applicazione. La gestione documentale può essere sfruttata per visualizzare una varietà di formati, compresa la maggior parte dei file di Office, immagini, fotografie, documenti scansionati, file video e audio

Flusso di lavoro potente

Viene fornito un motore del flusso di lavoro completamente configurabile per aiutarvi a gestire i processi aziendali interni. Può trattarsi di semplici flussi di lavoro di revisione e approvazione oppure di processi aziendali a più stadi di maggior complessità

Integrazione di MS Office e GoogleDocs

L'integrazione continua con Microsoft Office e GoogleDocs semplifica ulteriormente l'aggiornamento dei contenuti. Gli utenti devono soltanto selezionare l'opzione "Modifica online" per lanciare l'applicazione adeguata di Microsoft Office (Word, Excel o PowerPoint). Dopo il salvataggio delle modifiche, il sistema di gestione documentale carica automaticamente il nuovo file, creando istantaneamente una nuova versione

Tipi e gruppi di proprietà

Vengono forniti un insieme standard di attributi per i documenti memorizzati come Nome, Titolo e Descrizione. Tuttavia, i clienti possono definire dei tipi personalizzati con attributi extra (ad esempio, per un contratto, può essere utile memorizzare anche Valore contrattuale, Data di scadenza e Nome del fornitore). Inoltre, Alfresco offre i Gruppi di proprietà (aspetti) come modalità di raggruppamento di diverse proprietà, in modo da poter applicare rapidamente l'aspetto "Contratto" per abilitare le proprietà personalizzate

Ricerca completa

Strumenti di ricerca potenti (basati su Apache Solr) consentono agli utenti di trovare facilmente i documenti importanti. Gli utenti possono scegliere di effettuare una ricerca semplice, che consiste nella ricerca da parte della soluzione di gestione documentale di un termine all'interno di contenuti o attributi, o di optare per una "Ricerca avanzata" più potente che consente agli utenti di essere più specifici e di definire gli attributi del termine da cercare

Tutte queste funzionalità di gestione documentale sono modulari, l'unica soluzione di ECM ibrida del settore in grado di offrire la potenza di una piattaforma on-premise combinata con la flessibilità di un servizio basato su cloud, garantendo la continua sincronizzazione dei contenuti.

Avete bisogno di accedere ai vostri documenti da telefono o tablet? Una APP gratuita per tablet e smartphone combina la potenza della gestione documentale alla flessibilità del lavoro in movimento.